Firemní vzdělávání

„Byli jsme si vědomi toho, jaký máme uvnitř firmy poklad…“ Na téma interní vzdělávání jsme si povídali s Terezou Steinwald z HR oddělení, která v Albatros Media pracuje sedm let.

Budou tomu dva roky, kdy jste zavedli firemní vzdělávání. Začněme hezky od začátku. Kde se zrodila první myšlenka zavést interní kurzy ve firmě? Co vás k rozhodnutí vedlo?

Nápad se zrodil už před delším časem, ale postupně dozrával. Hledali jsme cesty a způsoby, jak podpořit rozvoj a růst zaměstnanců a brzy nám došlo, že v našem nakladatelství už pracují experti z různých oblastí. Byli jsme si vědomi toho, jaký máme uvnitř firmy poklad – skvělé lidi, kteří své práci rozumí. To nás přivedlo na myšlenku, že bychom měli tyto kvality vzájemně propojovat. Na půdě, kde jsou společné hodnoty, cíle a je zájem o společný růst, to platí dvojnásob. Zkušenosti by se měly sdílet a předávat.

Osobně se domnívám, že vzdělávání se a sdílení toho, co známe a co nám funguje, patří k základním stavebním kamenům naší existence. Jak jinak bychom se dostali tam, kde jsme? Už od malička se učíme od zkušených, předáváme si tradice, zkušenosti, moudra, a tak by to mělo fungovat ve všech komunitách, společnostech i firmách.

„Vzdělávání zaměstnanců obecně vnímám v dnešním dynamickém světě jako klíč nejen pro udržení konkurenceschopnosti a dlouhodobý úspěch firmy, ale také pro spokojenost kolegů.“

Zavedením interních kurzů rozhodně nezavíráme dveře externím kurzům. Ale mám-li být upřímná, už několikrát se nám stalo, že jsme se s externími agenturami domlouvali na požadavcích a obsahu tématu, strávili jsme nad přípravami nespočet hodin, aby kurz přinesl posun, který kolegové potřebují. A přesto nebyl výsledek uspokojivý.

Kolikrát mi po školení spolupracovníci klepali na dveře, aby mi reportovali, že pro ně byl kurz příliš obecný, nepřinesl jim nic nového nebo se nedaly nově nabyté vědomosti implementovat do našich procesů. Vzpomínám si, jak kolegově přicházeli dokonce s tím, že o daném tématu nebo problematice věděli víc než sám lektor, byť to byla školící firma s dobrými referencemi.

Věřím, že firemní kultura a spokojenost stojí nejen na tom, jak spolu kolegové komunikují a spolupracují, ale také jak se od sebe také vzájemně učí. V dnešní době existuje mnoho dostupných workshopů, podcastů, článků, tutoriálů a jiných nástrojů, kde se může každý samostatně inspirovat. Ale předává-li svou praxi zkušenější kolega, který má k firmě vztah, zná interní procesy, zná naše hodnoty, cíle a přidá-li ke své praxi svůj osobitý přístup, co může být víc?

Interní lektoři mají to, co externí firma nemá. Mají vlastní zkušenost v našich podmínkách a dokáží otevřeně mluvit o tom, co se jim v naší firmě osvědčilo, co jim funguje a nefunguje. Osobní praxe a znalost interních podmínek je pomyslnou třešničkou na dortu. Nemusíme ztrácet čas vzájemným seznamováním, sdílením toho, co nás zajímá, s čím se potýkáme a kam směřujeme.

„Mimo jiné do svých workshopů předávají skutečně vlastní zájem, a to je neocenitelná kombinace!“

Jak se vám podařilo myšlenku zhmotnit do praxe, jak jste postupovali?

Každý nový či úspěšný projekt začíná analýzou. Ani v tomto případě tomu nebylo jinak.
Nejdřív jsme kolegy seznámili s naší myšlenkou a otevřeně jsme přiznali, že jde o koncept, který u nás doposud nebyl a tím pádem je to nový projekt i pro nás, a proto je zapojení každého jednotlivce cenné.

Nejprve jsme ověřili vzdělávací potřeby spolupracovníků a výsledky jsme prezentovali vedení i kolegům. Když jsme zjistili, po čem je poptávka, přišla další fáze a tou bylo nominování kolegů. Náš nakladatelský dům je plný „kapacit“ a to bez nadsázky.

Mnoho kolegů se však svými talenty neradi chlubí, což je škoda. Nebo o nich nemluví nahlas. A tak jsme do firmy rozeslali pobídku, že každý kolega mohl nominovat někoho, o kom se domnívá, že má určité schopnosti či znalosti, které by ostatním mohl předat. Nebo se mohl sám přihlásit jako lektor.

S každým nominovaným lektorem jsme se spojili a konkretizovali si obsah školení, tzn. jakou formou má sdílení informací probíhat, bavili jsme se také o tom, jak by mělo být školení časově náročné, kolik lidí si dokáží na kurzu představit a dolaďovali jsme další detaily a představy toho, jak by kurzy mohly vypadat.

Když už jsme měli povědomí o tom, jaké know-how ve firmě máme, pustili jsme se do prvního školení. Tím bylo „Jak školit“. To nám z počátku hodně pomohlo, neboť jsme se u některých nominovaných kolegů potýkali s tím, že se necítili komfortně v nové roli lektora, což bylo naprosto pochopitelné.

Buď měli pocit, že jejich znalosti nejsou na úrovni, aby je mohli předávat, nebo jim chyběly dovednosti, jak informace předat. Tento lektorský workshop se zkušeným koučem nám dal několik praktických rad, se kterými jsme mohli dále pracovat.

Pak následovalo sdílení kompletní nabídky kurzů s ostatními, abychom si ověřili alespoň přibližný počet účastníků a identifikovali cílovou skupinu, díky které bychom mohli školení přizpůsobit. Závěrem stačilo vytvořit časový plán, sdílet detaily kurzů s ostatními a postupně se nám hlásili první zájemci.

Zdůrazňovali jsme, že školení bude vedené našimi kolegy, nikoliv ostřílenými lektory. Věřím, že tím nevznikla přehnaná očekávání a tlak na prezentující kolegy. Naopak, přišla velká vlna empatie a podpory.

První kurz jsme spustili v březnu 2022. Všechny tyto kroky vyžadovaly zapojení kolegů, bez nich by to nešlo. 😊

Od prvního kurzu uplynuly už dva roky, jak celý systém funguje? Dokážeš odhadnout, kolik přibližně proběhlo kurzů a popsat, jakým vývojem interní vzdělávání prošlo?

Od spuštění projektu proběhlo přibližně 70 kurzů. V létě jsme si dopřály dvouměsíční prázdniny, ale neusínáme na vavřínech. Od září se kolegové účastnili pár přednášek a workshopů a plánujeme další.

Zpočátku jsme využívali MS Office nástroje, kde byla nabídka vypsaná a kam se zájemci také hlásili, což obnášelo denní otevírání systému a hlídání, aby mi žádný ze zájemců neutekl. Kolegové neměli přehled, kolik je na kurzu přihlášených, vyžadovalo to více administrativy.

Nyní máme přihlašovací systém přímo na kartě zaměstnance v našem zaměstnaneckém portálu. Z toho mám velkou radost, protože je vše na jednom místě a každý má možnost sledovat nově vyvěšené kurzy i s podrobnostmi, jako je např. kapacita kurzu, počet přihlášených, jméno lektora a další informace.

K přihlášení stačí stisknout jedno tlačítko. Společně s tím máme vytvořený stálý dotazník pro případné otázky, aby se mohli lektoři na netradiční dotazy připravit předem. Pak už stačí jen rozeslat pozvánky.

Aby kolegům nechyběla motivace, rozhodli jsme se je odměnit kredity. Odměňujeme nejen lektory, ale také účastníky za to, že vkládají energii do svého rozvoje. Máme vytvořené bodové hodnocení zvlášť pro lektory a zvlášť pro účastníky, které se může měnit také dle délky trvání kurzů. Za získané kredity, dostávají kolegové body do Cafeterie. Přehled získaných bodů včetně přehledu absolvovaných a neabsolvovaných kurzů mohou najít na RON portálu.

Všechny kurzy probíhají buď v prostorách poboček (Praha, Brno), online nebo hybridně. Co školení, to originální přístup. Na jednom školení se nás sešlo 5, na jiném dokonce necelých šedesát. Záleží na obsahu. Jsou školení, která jsou určena všem, jiná vyžadují už určitou znalost, a proto se účastní jen specifická skupina lidí.

Určitý vývoj vidím také v rychlosti přípravy a realizace.

„Většina kolegů už ví, jak školení probíhají, protože se jej sami účastnili nebo o některém z nich slyšeli. Už ani neprocházíme lektorským školením, jednoduše spolu probereme obsah, možnou osnovu, počet účastníků, zda půjde o online nebo osobní účast a další podrobnosti.“

Párkrát se stane, že se kolegové sami přihlásí a mají ve všem jasno a nepotřebují z mé strany větší či dokonce žádnou pomoc. Což je skvělé.

Napadlo nás do interního vzdělávání zapojit také studenty, které podporujeme v rámci nadačního programu Nadace Albatros. Doufáme, že se nám podaří cesty v tomto směru více propojit.

Sedmdesát školení, to už je celkem velké číslo, jak se vám to podařilo?

Sem tam slýchávám, že ve firmách chybí motivace ke vzdělávání. V naší firmě naštěstí pracují lidé, kteří touhu po rozvoji opravdu mají, a to si myslím, že je alfa a omega pro to, aby mohl projekt fungovat a žít dál. Určitě to bude také odvětvím, ve kterém se pohybujeme.

Často si připomínáme a veřejně zmiňujeme náš přístup a jedna z našich hodnot zní: Odpovědnost za šíření morálních hodnot, výchovu, osobní rozvoj člověka. Takže to, co hlásíme, musíme také žít, no ne? (smích)

Některá školení jsme pro větší zájem opakovali, takže také recyklujeme, nepřipravujeme stále nová a nová školení. Ale jak jsem nakousla na začátku, probíhají u nás také v rámci pracovní doby školení spojená s osobními zájmy a růstem.

Nejde jen o kurzy profesního rázu a to si myslím, že může být právě tím klíčem. Vytvořit kolegům půdu pro vzájemné poznávání a posouvání se v tom, co je osobně baví. Půdu, v níž může klíčit další zájem, touha, motivace a chuť společně něco tvořit.

Také se nám podařilo mezi sebou sestavit tým lektorek, které pravidelně několikrát týdně předcvičují ranní jógu či pilates pro kolegy a kolegyně zdarma. Sice nejde přímo o klasické vzdělávání, ale ranní cvičení má velmi pozitivní vliv na všechny zúčastněné, kteří se tak skvěle naladí do nového dne a celý den hýří energií.

Můžeš některá školení jmenovat? Která měla podle tebe největší úspěch?

Měli jsme asi tři školení, která byla zaměřena na improvizaci, a jejichž cílem bylo přispět k většímu sebevědomí a podpořit také kreativnější přístupy některých řešení a komunikaci. Tento tip kurzu si pro nás připravili kolegové, kteří se ve světě improvizace pohybují několik let.

Vtipné bylo, že v době konání jednoho ze školení „vyhořelo trafo“ a v celé budově Mayhousu tedy nic nefungovalo a všichni pracovali z domu – podmínkou kurzu byla osobní účast. A právě v tento moment začala ona improvizace a učení se, že ne vždy jde vše podle plánu.

Další školení bylo zaměřené na oblast AI.

„Ač se stále opíráme o tradice, jsme velmi otevření modernímu a inovativnímu přístupu. Sledujeme dění ve světě a také na něj reagujeme.“

Díky technologickému posunu vznikl v naší firmě AI tým, který dokáže porozumět tématu víc do hloubky a testuje, jak moderní nástroje integrovat do firmy a následně proškolit i ostatní členy firmy.

Zajímavé také bylo školení psychologie barev. Povolanou lektorkou byla vedoucí grafického a DTP studia, která by o tématu dokázala mluvit hodiny a hodiny. Toto školení se může zdát jako neodborné, ale pro nás je velmi užitečné, neboť vnímání barev na obálce knihy je jiné z pohledu autora, z pohledu redaktora/šéfredaktora, jiné z pohledu obchodu a marketingu a jiné z pohledu technických redaktorů/grafiků a výroby. Barvy mají svou charakteristiku a hovoří skrytým jazykem, který když pochopíme, můžeme si velmi usnadnit práci.

Nechybělo ani základní školení Outlooku, Microsoft nástrojů a dalších programů, které potřebujeme ke své práci. Mrzí mě, že nemohu jmenovat celý seznam kurzů a ráda bych touto cestou poděkovala všem, kteří se do programu jakýmkoliv způsobem zapojili ať jako prezentující, nebo jako účastníci. 😊

Mám pro tebe ještě jednu otázku, na kterou jsi mi asi už odpověděla, ale kdybys měla shrnout nebo vypíchnout hlavní výhody interního vzdělávání, jaké to jsou?

Nejvíc vždy prozradí zpětné vazby. Dostáváme jich opravdu mnoho a mrzí mě, že nemohu sdílet všechny. Mám je tu otevřené a ráda bych sdílela jen pár ořezaných vět, které mluví přímo za kolegy a snad vystihnou vše podstatné:

• „Mega boží! Naprosto nabitý kurz, milion cenných informací. Hodnotím 10/10.“
• „Školení bylo příjemným zpestřením pracovního dne. Byl to takový mikroteambuilding. Bylo příjemné setkat se s kolegy a poznat se lépe než při zasílání pracovních e-mailů.
• „Školení pro mě bylo opravdu hodně užitečné a některé tipy mi fakt hodně pomůžou při denní práci.“
• „Školení bylo stručné a zahrnulo základní informace. Bylo fajn ujasnit si, kdo v oddělení za co zodpovídá, jaké je standardní nastavení smluv apod. Nejpřínosnější pro mě byly konkrétní dotazy na závěr, kde jsme řešili praktické problémy, se kterými se v praxi setkáváme.“
• „Výborné, srozumitelné, plné informací důležitých pro moji práci, super hosté, oceňuji především průnik do práce VO a do knihařského zpracování.“

Myslím, že tyto věty mohou být přímou odpovědí, jsou autentické a pochází přímo od zdroje, tedy od kolegů, kteří se kurzů účastnili.

Firemní vzdělávání není jen o předávání vědomostí a znalostí. Tak jako asi ve většině firem nám pandemie trochu zkomplikovala budování vztahů a mnoho kolegů se už tak často nepotkávalo v kuchyňkách, nechodili spolu na obědy a veškeré kolektivní aktivity se přesunuly do home officů a online světa.

Ačkoliv jsme se opět vrátili do sdílených kanceláří, a ještě k tomu velmi moderních, bylo třeba vztahy více upevnit. Za tu dobu, co projekt běží, vidím, jak se kolegové opět více poznávají, a navazují nové kontakty.

Projekt také změnil pohled na slovo „školení“. Byť jde o vzdělávací aktivitu, nepanuje tu žádné napětí, nechodí se do neznámého prostředí, ale automaticky se probouzí zvědavost.

Oproti externím kurzům musím vypíchnout jednu z hlavních výhod a to je, jak jsem už zmínila, především znalost našeho prostředí a tím i přizpůsobení obsahu kurzů vzájemným potřebám. Kolegové znají jednotlivá oddělení, činnosti a procesy, které na sebe navazují, jsou naladění na podobné hodnoty a cíle a znají se navzájem. A pokud se neznají, tak se poznají, 😊 což je další benefit mimo sdílené znalosti.

Je něco, co bys doporučila ostatním firmám, které zvažují jít podobným směrem?

Rozhodnete-li se jít cestou interního vzdělávání, ptejte se! Každý úspěšný projekt začíná anketou. Zjistíte nejen potřeby kolegů, ale také kde jsou slabá místa a třeba objevíte skryté talenty.

Asi bych nebyla dogmatická v tom, co a jakým způsobem školit. Dejte lidem svobodu, vzdělání může mít jakoukoliv podobu, neřídí se žádnými konkrétními pravidly, dokud je sami nenastavíte. Jak se říká, škola hrou. Studování by mělo být zábavné a mělo by v tomto případě pomoct k vzájemnému poznávání nejen kolegů napříč odděleními, ale i celé firmy a jejího fungování. Dovolím si říct, že interní vzdělávání vám pomůže podpořit velmi významnou částí vaší firemní kulturu.